سایت من

سند حسابداری در نرم افزار حسابداری به دو صورت عملیاتی و دستی ثبت می شود. اسناد عملیاتی اسنادی هستند که توسط عملیات در نرم افزار حسابداری مالی ثبت می شوند. برای مثال وقتی شما یک فاکتور فروش در سیستم ثبت میی کنید ، این فاکتور فروش منجر به ثبت یک سند حسابداری در حسابداری مالی می شود. همین طور زمانی که هزینه هایی تنخواه گردان را ثبت می کنید و یا سایر عملیات ....

ما فعلا در این مقاله قصد داریم که در مورد نحوه ثبت و اصلاح سند حسابداری به صورت دستی در نرم افزار حسابداری باتیز و یا نرم افزار حسابداری بیت صحبت کنیم.

برای ثبت سند حسابداری در نرم افزار حسابداری باتیز باید ابتدا وارد نرم افزار شده و از منوی مالی گزینه حسابداری مالی را  انتخاب نمایید و سپس منوی ثبت و اصلاح سند حسابداری را انتخاب نمایید:

در این حالت فرم ثبت و اصلاح سند حسابداری برای شما نمایش داده می شود. در این فرم لیست تمام اسناد حسابداری ثبت شده در نرم افزار حسابداری را می توانید مشاهده کنید. در کنار لیست سند ها هم نوشته است که این سند حسابداری خاص مربوط به کدام عملیات است.

ستون نوع سند در این جدول مشخص کننده نوع عملیات صادر کننده سند حسابداری است. یک شماره عملیات هم در این جدول مشاهده می کنید که مشخص می کند این سند حسابداری مربوط به عملیات شماره چند است. مثلا این سندد حسابداری مربوط به فاکتور فروش شماره چند است.

در کنار آن ستون شماره سند را داریم که شماره سند را مشخص می کند و همچنین تاریخ سند حسابداری را داریم که  مشخص می کند این سند حسابداری در کدام تاریخ ثبت شده است.

سپس ستون شرح را داریم که شرح کلی سند را نمایش می دهد. همانطور که می دانید سند حسابداری دارای یک شرح کلی است که در بالای سند حسابداری وجود دارد و هر آرتیکل سند حسابداری هم برای خودش یک شرح جداگانه دارد.

اگر در جدول بالای فرم کمی به قسمت چپ برویم مشاهده می کنید که ثبت کننده و آخرین تغییر دهنده و تایید کننده سند حسابداری در این جدول نمایش داده می شود . خوب این برای کاربر خبر خیلی خوبی است . هر سند حسابداری که ثبت شود نام ثبت کننده سند حسابداری در سیستم ثبت می شود. در ضمن اگر کسی سند حسابداری را اصلاح کند آنگاه آخرین تغییر دهنده نیز ثبت می شود و در نهایت اگر کسی سند حسابداری را تایید کند نام تایید کننده سند حسابداری نیز ثبت می شود.

سند حسابداری در نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری بیت دارای وضعیت های  مختلفی می تواند باشد. وضعیت های مختلف سند حسابداری عبارتند از : یادداشت - موقت - تایید شده - تصویب شده.

سند یادداشت سندی است که در هیچ گزارشی دیده نمی شود و فقط به عنوان یک پیش نویس در سیستم ثبت شده است.

سند موقت در تمام گزارشات ظاهر می شود ولی امکان اصلاح و حذف ان وجود دارد.

سند تایید شده مانند سند حسابداری موقت است با این تفاوت که دیگر امکان اصلاح و حذف را ندارد.

سند تصویب شده همان سند تایید شده است که وضعیت آن تصویب شده است. 

نرم افزار حسابداری ، نرم افزار حسابداری باتیز ، نرم افزار اتوماسیون اداری ، اتوماسیون اداری قلم محصول شرکت داده پردازان ارگس ، نرم افزار اتوماسیون اداری قلم دارای قسمت های مختلفی است.

اکثر مدیران اجرایی سازمان‌ها، خواهان داشبوردها یا همان گزارشات مدیریتی هستند؛ به این دلیل که داشبوردها زیبا و جذابند و مهمترین کار آنها تبدیل داده‌های عددی ملال‌آور به نمودارهای زیبا و مفهومی هستند. 

ولی چه تعداد از مدیران یک سازمان دقیقاً می‌دانند که داشبورد (گزارشات مدیریتی) برای چیست و بایستی چگونه باشد؟ و چه نیازهایی از سازمان را برآورده می سازد؟ و اصولا بین وجود و عدم وجود گزارشات مدیریتی در سازمان چقدر تفاوت وجود دارد؟  

مسئله اینجاست که هر کسی تصور می‌کند که می‌تواند داشبورد بسازد و یا این‌که حداقل می داند که داشبورد می‌بایست به چه صورتی باشد. خیلی از افراد به جای اینکه در مورد نحوه وجود داشبود بپرسند، فکر می کنند که مفهوم داشبورد را کامل می دانند. 

در این مقاله ، تعدادی از اصولی که در ساخت داشبورد می‌بایست به آنها توجه شود، شرح داده می شود.

کارهایی که نباید انجام دهید

خیلی از مدیران مالی و بازرگانی در شرکت ها بر اساس اطلاعات خامی که از گزارشات نرم افزار حسابداری موجود دریافت می کنند اقدام به رسم نمودارهای گرافیکی توسط اکسل می کنند. در حقیقت برای خودشان یک سری گزارشات خلاصه شده از اطلاعات بدست آمده از نرم افزار حسابداری در اکسل درست کرده اند. این افراد فکر می کنند که با ورود یک نرم افزار داشبورد یا همان گزارشات مدیریتی باید عینا گزارشات و نمودارهای اکسل را در آن نرم افزار داشبورد دوباره بازسازی نمایند.

شما این اشتباه را تکرار نکنید. یک داشبورد را بر اساس یک گزارش صفحه گسترده‌ موجود (مثلا یک فایل اکسل) نسازید و نمودارها، گراف‌ها و پس‌زمینه‌های موجود در فایل اکسل خود را در داشبوردتان دوباره پیاده سازی نکنید. خارج از چارچوبی که سبک‌های کلاسیک و عادی اکسل در اختیار شما می‌گذارد، فکر کنید.

قرار نیست که داشبورد به مهم‌ترین و اصلی‌ترین ابزار تحلیل داده‌ها تبدیل شود. این یک اشتباه رایج است که اکثر مدیران مالی و حسابداری و دیگر مدیران ارشد سازمان به آن دچار می‌شوند.

با وجود آنکه داشبوردها، ابزاری ویژه برای تصمیم‌سازی بهینه هستند، ولی به تنهایی پاسخ‌گوی تمامی نیازهایتان در کار نبوده و نمی‌تواند مشکلات عظیم را حل و فصل نماید.

باید به این فکر باشید که چگونه داشبوردها می‌توانند با سایر ابزارها و فرآیندهای کسب‌وکار موجود، یکپارچه شده و آن‌ها را پشتیبانی نمایند.

باید پیش از طراحی گرافیکی داشبود و یا گزارشات مدیریتی ، متریک‌های مورد نیاز سازمان خود را شناسایی نمایید. برای مدیران بسیار وسوسه برانگیز است که دست به طراحی داشبورد بزنند و شکل و چگونگی آن را تعیین کنند، چرا که این مرحله جذاب به نظر می‌رسد.

اما ابتدا باید بدانیم که از داشبورد چه می خواهیم و داشبورد قرار است که چه امکاناتی به ما بدهد و چه نیازهایی را برای ما برآورده نماید و سپس در مورد جلوه‌های گرافیکی تصمیم گرفته و مناسب‌ترین را انتخاب نماییم.

یک داشبورد باید چنین باشد

اگر لازم است شرحی در مورد داشبورد و کارکردهای آن به کاربران بدهید. به آنها بگویید که دقیقا از داشبورد چه می خواهید تا بتوانند دوباره آن را به بهترین وجه برای شما طراحی کنند.

بر اساس گزارش گروه نرم افزار ارگس طی یک ماه آینده شورای عالی کار طی جلسه ای درباره حداقل دستمزد کارگران در سال 96 تصمیم گیری و آنرا تعیین و ابلاغ خواهد کرد. این شورا همچنین تصمیماتی پیرامون میزان افزایش سنوات نیروی کار در سال ۹۶، حق اولاد، بن نقدی، حق مسکن، حداقل مزد روزانه در سال آینده و … خواهد گرفت.

در سال های گذشته، موضوع افزایش دستمزد مشمولان قانون کار به یکی از چالش برانگیزترین مسائل در محیط کار ایران و روابط بین نیروی کار و کارفرمایان تبدیل شده است.

از یک طرف کارگران نسبت به حقوق و مزایای دریافتی خود انتقاد دارند و آنرا برای گذران امور زندگی خود کافی نمی بینند و از طرف دیگر نیز کارفرمایان خصوصی می گویند که پرداخت دستمزد بیشتر از این مقدار در توان آنها نیست. 

به گزارش ارگس ، وجود این اختلاف نظرها درباره دستمزدها، باعث شده تا هر ساله حدود سه ماه چانه زنی بین نمایندگان کارگری و کارفرمایی و دولت پیرامون میزان و چگونگی افزایش حقوق های سال جدید برگزار شود ولی در نهایت نیز تصمیماتی گرفته شود که هیچ یک از طرفین از آن تصمیمات رضایت کامل نداشته باشند.

اکنون در روزهای پایان سال ۹۵ گزارشات و صحبت ها نشان از آن دارد که روال جلسات تعیین دستمزد سال 96 مشمولان قانون کار نیز مثل سال های گذشته است و گروه های کارگری و کارفرمایی مشغول چانه زنی و مذاکره هستند.

کارگران عقیده دارند که مشکلات بنگاه ها، سوء مدیریت در برخی واحدها، واردات بی رویه و در برخی موارد قاچاق کالاهای غیرضروری به کشور و عدم حمایت جدی دولت ها از تولید باعث شده است تا معیشت نیروی کار تضعیف شده و هر ساله مصلحت اندیشی ها به جای اجرای قانون، در تعیین حقوق و دستمزد نیروی کار اعمال شود.

مقامات و مسئولان کارگری می گویند مخارج زندگی در شهرها حدود ۳ میلیون تومان است ولی حداقل دستمزد میلیون ها کارگر زحمت کش فقط ۸۱۲ هزار تومان است.

ماده ۴۱ قانون کار که به صورت ویژه به موضوع تعیین دستمزد مشمولان این قانون اختصاص دارد می گوید، حداقل حقوق و دستمزد سالیانه کارگران بر مبنای نرخ تورم تعیین می شود. 

نرخ تورم بهمن ماه سال 94 فقط ۱۲,۶ درصد بود ولی شورای عالی کار حداقل دستمزد کارگران در سال 95 را به میزان ۱۰۰ هزار تومان افزایش داد. یعنی حداقل دستمزد سال 95 نسبت به سال گذشته ۱۴ درصد افزایش یافته است.

بر اساس گزارشات رسمی که نرخ تورم را در سال 95 حدود ۸,۷ درصد ارزیابی می کنند، این احتمال که دولت و شورای عالی کار بخواهند افزایش مزد سال آینده کارگران را به میزان امسال افزایش دهند هم کاهش یافته است.

بنابراین حسابداران در نرم افزار حسابداری یکپارچه که دارای زیر سیستم حقوق و دستمزد است ، باید برای تمامی کارکنان شرکت های خصوصی یک حکم کارگزینی جدید ثبت نمایند و در آن افزایش حقوق را لحاظ نمایند. از آن به بعد تمام محاسباتت حقوق و دستمزد که در نرم افزار حسابداری انجام می شود بر اساس حقوق و دستمزد جدید تعیین شده از سوی شورای عالی کار می باشد.

در نهایت اگر فرض کنیم که شورای عالی کار ، میزان رشد حقوق و دستمزد در سال آینده را نیز مانند امسال در نظر بگیرد ، افزایش ۱۱۳ هزار تومانی حاصل می شود و حداقل حقوق و دستمزد که باید در نرم افزار حسابداری لحاظ کرد به ۹۲۵ هزار و ۷۰۰ تومان می رسد.

نکته آخر اینکه، حداقل حقوق و دستمزد کسانی که حداقل حقوق و دستمزد را دریافت می کنند زیر یک میلیون تومان خواهد بود که جمعیتی حدود 40 میلیون نفر را شامل خواهد شد. این در حالی است که مخارج زندگی در شهرها و به ویژه کلان شهرها در حال حاضر حدود ۳ برابر این میزان یعنی 3 میلیون تومان می باشد. 

غول تجارت الکترونیک، آمازون، در سه ماهه آخر دوره مالی سال گذشته خود ، ۳۲ میلیارد دلار (۲۵.۶ میلیارد یورو) در سراسر جهان فروش داشته است. این امر نشان می دهد که این شرکت تجارت الکترونیک موفقیت زیادی را کسب نموده است. 

مطابق اطلاعات و گزارشات منتشر شده در این زمینه ، شش میلیارد دلار از فروش سه ماهه آخر آمازون مربوط به بخش رسانه، ده میلیارد دلار آن مربوط به فروش خارج از آمریکای شمالی و ۲۳ میلیارد دلار آن مربوط به محصولات الکترونیک و سایر کالاها بود که همه چیز از وسایل بازی و ... را شامل می‌شود.

به گزارش گروه تجارت الکترونیک ارگس ، آمازون بزرگترین فروشگاه اینترنتی جهان است که توانسته بیش از 32 میلیارد دلار فروش داشته باشد. 

به نظر می‌رسد شرکت آمازون خیلی فراتر از کسب و کارهای ساده عمل کرده است. وقتی این شرکت به شما چیزی می‌فروشد، ظرف کمتر از یک ساعت، آن را به شما تحویل می‌دهد، مثلاً غذای سفارشی از رستوران و حتی محتوای دیجیتالی که در تلویزیون تماشا می‌کنید یا در تلفن همراه خود گوش می‌کنید نیز شامل این خرید می‌شود.

این نکته را هم باید مورد نظر قرار داد که این شرکت، یک کسب و کار سخت‌افزاری نیز دارد که با استفاده از آن و با کمک آن توانسته است بسیاری از شرکت‌های دیگر را پشت سر بگذارد. 

اما بزرگترین فروشگاه اینترنتی جهان یعنی شرکت آمازون بخش دیگری هم دارد که احتمالاً خبر کمی از آن دارید. این بخش از آمازون، مسئول یک‌دهم از کل درآمد شرکت است. درآمد عملیاتی این بخش یعنی مقدار پولی که بخش مذکور پس از محاسبه هزینه‌ها وارد صندوق آمازون می‌کند، چنان هنگفت است که باعث می‌شود بخش‌های دیگر، چندان به چشم نیایند.

بخش مذکور که یکی از کانون‌های قدرت این شرکت به حساب می آید و سهم درآمدی غیرقابل مقایسه ای با سایر بخش های آمازون دارد، در حقیقت همان بخش "سرویس‌های وب آمازون" یا ای.دبلیو.اس (AWS) است. در توضیح عملکرد این بخش از شرکت، باید افزود که سرویس‌های رایانش ابری را به خود آمازون و سایر شرکت‌ها می‌فروشد.

سرویس های ابری ، سرویس هایی مبتنی بر ابر هستند. اگر بخواهید در این مورد اطلاعات بیشتری کسب کنید باید بگویم که در مورد استفاده از نرم افزارها ، گاهی اوقات شما نرم افزاری را خریداری می کنید و آنرا بر روی کامپیوتر خود نصب می کنید و از آن استفاده می کنید. ولی گاهی آنرا اجاره می کنید. یعنی در حقیقت آن نرم افزار بر روی یک سرور نصب شده و شما قسمتی از آن را اجاره می کنید. درباره سرویس ابری بعدا توضیحاتی خوهد آمد. 

شرکت داده پردازان ارگس نرم افزار حسابداری باتیز خود را به صورت تحت وب و به صورت ابری می تواند در اختیار علاقمندان قرار دهد.

اکنون همه کاربران و سازمان‌ها می‌توانند در زمینه فضای مورد نیاز برای ذخیره‌سازی اطلاعات (مانند ایجاد یک پایگاه داده بزرگ، فضای ذخیره‌سازی و همچنین برای میزبانی یک وب‌سایت) و یا کسب قدرت پردازش بزرگ برای اجرای نرم‌افزارهای پیچیده از راه دور، پهنای باند خریداری کنند و از سرویس‌های آمازون استفاده نمایند.

بخش ای.دبلیو.اس برای شرکت‌ها و افراد مختلف با نیازمندیهای گوناگون ، این امکان را فراهم می‌کند که زحمت خرید و راه‌اندازی سخت‌افزارها را به خود ندهند و حتی این اجازه را به آنها می‌دهد که فقط برای مواردی که واقعاً از آن استفاده می‌کنند، پول پرداخت کنند.

همانطور که نرم افزار حسابداری برای پاسخگویی برای نیازهای حسابداری مالی است برخی نرم افزار های حسابداری گزارشاتی برای حسابداری مدیریت دارند. نرم افزار حسابداری باتیز ، گزارشاتی در اختیار مدیران قرار می دهد تا بتوانند بهتر تصمیم گیری کنند.

در مقابل اطلاعات حسابداري مالي، اطلاعات حسابداري مديريتي اين خصوصيات را دارند :

در درجه اول نگاه رو به جلو دارند ، بجاي تاريخي.

براي پشتيباني از تصميم گيري به طور کلي مبتني بر مدل با درجه اي از انتزاع هستند ، به جاي مبتني بودن بر مورد.
براي استفاده در سازمان طراحي شده و درنظر گرفته شده‌اند ، بجاي اينکه براي استفاده ذي نفعان، بستانکاران، و قانونگذار در نظر گرفته شده باشد

معمولاً محرمانه بوده و توسط مديران استفاده ميشود تا گزارشگري عمومي
با ارجاع به احتياجات مديران محاسبه ميشود، و اغلب توسط سامانه هاي اطلاعات مديريت استفاده ميشود، نه با ارجاع به استانداردهاي عمومي حسابداري مالي 

به گفته انجمن حسابداران خبره مديريت (سي‌آي‌ام‌اي)، "حسابداري مديريت فرايند تعريف، اندازه گيري، تجميع، تجزيه و تحليل، مهياسازي ، تفسير و تبادل اطلاعات مورد استفاده مديريت جهت برنامه ريزي، ارزيابي و کنترل يک واحد تجاري و جهت اطمينان از استفاده مناسب و پاسخگويي به منابع شان ميباشد. حسابداري مديريت همچنين تهيه گزارشهاي مالي را نيز براي گروههاي غيرمديريتي مانند ذينفعان، بستانکاران، سازمانهاي قانون گذار و مراجع مالياتي را شامل ميشود.

موسسه حسابداران رسمي آمريکا (اي آي سي پي اي) بيان داشته است که حسابداري مديريت در عمل به گسترش در سه حوزه زير مي انجامد:

مديريت راهبردي – ارتقاي نقش حسابدار مديريت به عنوان يک شريک راهبردي در سازمان.
مديريت عملکرد – توسعه عملکرد تصميم گيري کسب و کار و مديريت عملکرد سازمان.
مديريت ريسک – مشارکت در چارچوب ها و شيوه ها براي شناسايي، اندازه گيري، مديريت و گزارشگري ريسکها و دستيابي به اهداف سازمان .

موسسه حسابداري خبره مديريت (آي‌سي‌ام‌اي)، بيان مي دارد "يک حسابدار مديريت دانش و مهارت حرفه اي خود را در تهيه و ارائه اطلاعات مالي و ساير تصميمها به روشي بکار ميگيرد که براي مديريت در تدوين سياستها و در برنامه ريزي و کنترل عمليات مورد تعهدش ياري رسان باشد". بنابراين به حسابداران مديريت در بين حسابداران به عنوان "ارزش آفرينان" نگاه ميشود. آنها بيشتر علاقه دارند به جلو نگاه کنند و تصميماتي بگيرند که آينده سازمان را تحت تاثير قرار خواهد داد، تا به ثبت تاريخي و رعايت (حفظ امتياز) جنبه هاي حرفه اي. بنابراين دانش و تجربه حسابداري مديريت ميتواند از زمينه ها و کارکردهاي درون يک سازمان به دست بيايد، مانند مديريت اطلاعات، خزانه داري، حسابرسي کارايي، بازاريابي، ارزشيابي، قيمت‌گذاري، تدارکات و غيره

در حوزه حسابداري مديريت اغلب يک تعداد نامحدودي از ابزار، روش ها، فنون و روالهاي شناور در اطراف وجود دارد

تمايز بين شيوه هاي سنتي و نوآورانه را شايد بتوان با جدول زماني تصويري روش هاي بهايابي مديريتي ارائه شده در همرايزني ساليانه 2011 موسسه حسابداران مديريت به بهترين نحو نشان داده شود .

بهايابي استاندارد سنتي (تي‌اس‌سي)، که در حسابداري بهاي قديمي دهه 1920 استفاده مي شده، امروزه نيز روش اصلي در حسابداري مديريت محسوب ميشود چون براي گزارشگري صورتهاي مالي براي ارزشيابي اقلام رديفهاي صورت سود و زيان و ترازنا مه از قبيل بهاي کالاي فروخته شده (سي‌اوجي‌اس) و ارزشيابي موجودي کالا بکار ميرود. بهايابي استاندارد سنتي بايد با اصول پذيرفته شده عمومي حسابداري (گپ آمريکا) منطبق باشد و به جاي ارائه راهکارهايي براي حسابداران مديريت خود را بيشتر با الزامات حسابداري مالي تطابق دهد. روشهاي سنتي خود را به تعريف رفتار هزينه فقط در شرايط وجود حجم توليد يا فروش محدود ميکنند.

در اواخر دهه 1980 ، شاغلين و اساتيد حسابداري به شدت مورد انتقاد بودند که شيوه‌هاي حسابداري مديريت (و، حتي بيشتر از آن، برنامه درسي تدريسي به دانشجويان حسابداري) با وجود تغييرات بنيادي در محيط کسب و کار، آخرين بار کمي بيش از 60 سال گذشته تغيير کرده‌اند. در سال 1993 ، بيانيه شماره 4 [?] هيات تغيير آموزش حسابداري ، اعضاي هيئت علمي را به پايين آمدنشان از برج عاج خود فرا خواند و توصيه کرد دانش شان را در مورد شيوه واقعي حسابداري در محل کار گسترش دهند[?]. موسسه هاي حرفه اي حسابداري، که شايد ترس از اين داشتند که وجود حسابداران مديريت به طور فزاينده اي در سازمانهاي کسب و کار بيهوده به نظر برسد، و متعاقباً منابع قابل توجهي را براي توسعه مهارتهاي خالقانه تر براي حسابداران مديريت اختصاص دادند.

تحليل واريانس يا وردايي، يک رويکرد نظام مند براي مقايسه هزينه هاي واقعي و بودجه شده مواد مستقيم و دستمزد استفاده شده در طول يک دوره توليد است. در حاليکه برخي از اشکال تحليل وردايي هنوز توسط بسياري از شرکتهاي توليدي استفاده ميشود، در حال حاضر گرايش به استفاده از آن به صورت ترکيبي با فنون نوآورانه اي مانند life cycle cost analysis و بهايابي مبتني بر فعاليت متمايل شده، که با جنبه هاي خاص مورد .انتظار محيط کسب و کار تجاري نوين طراحي ميشود از آنجا که تغييرات کوچک براي ط راحي محصول ميتواند منجر به صرفه‌جويي قابل توجهي در بهاي توليد محصوالت شود، بهايابي چرخه عمر به رسميت ميشناسد که توانايي مديران جهت تاثيرگذاري بر بهاي توليد يک محصول زماني در بيشترين حد خود قرار دارد که اين محصول هنوز در مرحله توليد چرخه عمر خود قرار دارد (به عنوان مثال، پيش از اينکه طراحي نهايي شود و توليد شروع شود).

برای اینکه مدیران بتوانند تصمیمات مدیریتی درستی اتخاذ کنند باید اطلاعات درستی در اختیار آنها قرار گیرد. این اطلاعات درست را تیم حسابداری مدیریت باید در اختیار آنها قرار دهد. اطلاعات مورد نیاز حسابداری مدیریت ، اطلاعاتی نیست که توسط یک شخص قابل استخراج باشد. این اطلاعات باید از تمام قسمت های شرکت و با همکاری همه افراد استخراج شود.

یکی از دغدغه های سازمانها در انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری بحث سفارشی سازی این گونه نرم افزار هاست.

مسلما زمانی که یک نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری و یا هر نرم افزار دیگری را تهیه می کنید چند حالت ممکن است که پیش بیاید. یک حالت اینکه آن نرم افزار بسیار کوچک وساده باشد و اصلا نیازی به سفارشی سازی نداشتهه باشد. مثلا نرم افزار راس گیری چک که شرکت داده پردازان ارگس به بازار ارائه کرده است یک نرم افزار بسیار ساده است کهه  نیازی به سفارشی سازی و یا حتی پشتیبانی هم ندارد.

ولی نرم افزار حسابداری باتیز و یا نرم افزار اتوماسیون اداری قلم را در نظر بگیرید. این نرم افزارها آنقدر گسترده و بزرگ هستند که ممکن است برای کسب و کارها نیاز به سفارشی سازی داشته باشند. یکی از مواردی که در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای سازمان باید مد نظر باشد همین قابلیت سفارشی سازی نرم افزار است.

سفارشی سازی در نرم افزارها می تواند به دو صورت انجام شود. یکی از صورتهای ممکن این است که یک نرم افزار به صورت یک فریم ورک قابل توسعه در اختیار کاربران قرار گیرد و کاربران بدون نیاز به شرکت تولید کننده، می توانند نرم افزار را سفارشی کنند البته این سفارشی سازی محدود بوده و در حیطه همان ابزارهایی است که در اختیار کاربر قرار می گیرد.

مثلا یک نمونه کوچک از این نوع نرم افزار ها نرم افزارهای BPMS است که می توان توسط آنها یک سیستم را از صفر تا صد توسعه داد. البته این توسعه محدود بوده و نمی توان مسائل پیچیده را با آنها پیاده سازی نمود. 

نمونه کوچکتر که در اکثر نرم افزار های حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد امکان سفارشی سازی چاپ و گزارشات در نرم افزارها می باشد. نرم افزار حسابداری بیت و نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار اتوماسیون اداری قلم این ویژگی را دارند و کاربر می تواند چاپ های سیستم را به دلخواه خود سفارشی سازی نماید.

در صورت دوم شرکت تولید کننده نرم افزار قبول می کند که نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری را برای مشتری یا کاربر سفارشی سازی نماید. در این صورت محدودیتی در سفارشی سازی وجود ندارد و تقریبا سیستم تولید شده کاملا به دلخواه کاربر سفارشی می شود. 

سفارشی سازی یکی از مواردی است که هزینه زیادی برای مشتری دارد و مشتری باید هزینه آنرا تقبل نماید. این هزینه باید متناسب با رفع نیازهای مشتری باشد. بنابراین مشتری نباید هر نیازی را اعلام نماید تا شرکت تولید کننده نرم افزار آنرا سفارشی سازی نماید.

در مقالات قبلی گفتیم که محدوده قیمت در نرم افزار حسابداری بسیار گسترده و وسیع است به طوری که اختلاف قیمت در برخی اوقات به بیش از 100 برابر می رسد. برای مثال قیمت یک نرم افزار حسابداری مثل نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری نیک شاپ مثلا 400 هزار تومان است و قیمت نرم افزار حسابداری همکاران سیستم و نرم افزار حسابداری باتیز می تواند 40 میلیون تومان باشد. این یعنی اختلاف قیمت 100 برابری.

ولی در بحث قیمت گذاری نرم افزار اتوماسیون اداری ما این مقدار اختلاف را مشاهده نمی کنیم و روش قیمت گذاری نرم افزار اتوماسیون اداری به گونه ای است که اختلاف در این حد مشاهده نمی شود.

اما روش قیمت گذاری اتوماسیون اداری به چه صورتی است؟

معمولا قیمت گذاری در نرم افزار اتوماسیون اداری بر اساس تعداد کاربر استفاده کننده است. هر چه تعداد استفاده کنندگان از نرم افزار اتوماسیون اداری بیشتر باشد آنگاه قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری بیشتر می شود.

برای روشن تر شدن مطلب باید عرض کنم که در مقایسه نرم افزار حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری از نظر تعداد کاربر مشاهده می کنیم که تعداد کاربران نرم افزار حسابداری محدود است. چون نرم افزار حسابداری یک نرم افزار تخصصی محسوب می شود که هر واحدی بنابر نیاز خود می تواند از آن قسمت استفاده نماید. مثلا واحد حسابداری مالی از نرم افزار حسابداری مالی استفاده می کند و واحد فروش از نرم افزار فروش استفاده می کند. ببینید مگر چند نفر در شرکت حسابدار هستند که بخواهند از نرم افزار حسابداری مالی استفاده نمایند. مثلا در یک شرکت که تعداد پرسنل آن حدود 50 نفر است شاید 3 حسابدار وجود داشته باشند.

ولی در همین شرکت تعداد استفاده کنندگان و کاربران نرم افزار اتوماسیون اداری ممکن است که بیش از 30 نفر باشند چون تقریبا به غیر از آبدارچی و ... همه از اتوماسیون اداری و سیستم کارتابل موجود در نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می کنند.

بحث کنترل کیفی نرم افزار حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری بحثی مفصل است که می تواند مدت زمان زیادی مورد بحث و بررسی قرار گیرد. یادم هست که چند سال پیش یک دوره تست و کنترل کیفیت نرم افزار در شرکت داده پردازیی خوارزمی برگزار شد و بحث های مفصلی در زمینه تست و کنترل کیفیت نرم افزار بر اساس متدولوژی RUPP صورت گرفت.

در مقاله قبلی گفتیم که یک تست یک فرم ساده چقدر می تواند زمانبر باشد و تست کیس های خیلی زیادی می تواند داشته باشد. یک نرم افزار حسابداری و یا یک نرم افزار اتوماسیون اداری را در نظر بگیرید که دارای فرمهای متعدد و پیچیدهه هستند و البته فرمها با هم ارتباطات پیچیده هم دارند. مثلا در نرم افزار حسابداری با ثبت یک سند حسابداری ، دفاتر و ترازهاا و تمام گزارشات حسابداری باید بروز شوند و یا در نرم افزار اتوماسیون اداری با ثبت یک نامه باید آن نامه اداری به کارتابلل یک شخص ارسال گردد. 

این ارتباطات بحث تست و کنترل کیفیت نرم افزارهای بزرگ تر را پیچیده تر می کند تا جایی که به ازای ار ارتباط جدیدی که در سیستم و نرم افزار به وجود می آید به همان میزان پیچیدگی تست و کنترل کیفی به صورت تصاعدی سخت تر می شود و زیادتر می شود.

خوب حالا به یک فرم بزرگتر در نرم افزار فکر کنید که فقط یک اطلاعات پایه ساده نباشد. مثلا فرم ثبت سند حسابداری در  نرم افزار حسابداری و یا ثبت نامه وارده در نرم افزار اتوماسیون اداری را در نظر بگیرید.

زمانی که یک سند حسابداری را ثبت می کنیم در حقیقت یک سری کد حساب و یا همان سرفصل حسابداری را بدهکار و یا بستانکار می کنیم. یا اینکه زمانی که یک نامه وارده در نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت می کنیم در حقیقت یک سریی  اطلاعات مثل موضوع نامه و شماره نامه و گیرنده و ... را در سیستم وارد می کنیم.

ما فعلا کاری با تست خود این فرمها نداریم. ولی می خواهم بگویم که ثبت این فرمها یک سری اما و اگر در فرم های اطلاعات پایه را بوجود می آورد. یعنی باید برگردیم و فرمهای اطلاعات پایه مثل تعریف کدینگ حسابداری و یا تعریف اشخاص در اتوماسیون اداری را تست کنیم. 

چرا ؟ چون کد حسابداری که در سند حسابداری دارای گردش شده است و اصطلاحا گردش پیدا کرده است نباید حذف شود مگر اینکه قبل از آن سند حسابداری که این کد در آن گردش پیدا کرده است حذف شود.

پس ما برای تست فرمهای اطلاعات پایه باید بخشی از تست ها را بعد از استفاده از آن اطلاعات انجام دهیم. توجه نکردن به این نکات ریز باعث ایجاد باگهای مخفی در سیستم می شود و ممکن است مشتری را به سیستم بدبین کند. اگر مشتری به نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری و یا هر نرم افزار دیگری اعتماد نکند نمی تواند با خیال راحت در آن اطلاعات وارد کرده و بعد از سیستم گزارشات مورد نیازش را بازیابی نماید.

برای تسلط کامل بر تست و کنترل کیفی محصولات باید یک برنامه ریزی و پلن محکم داشته باشیم و بر اساس آن برنامه ریزی پیش برویم. آنگاه می توانیم مطمئن شویم که محصول تولید شده دارای کیفیتی است که می تواند مشتری را راضی و اهداف شرکت را محقق کند.